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建立企业文化的指标

撰写:郑旭和先生– 风险顾问
 

前言
香港联合交易所有限公司(「联交所」)于2021年12月刊发了新的《企业管治守则》,并已于2022年1月1日起生效。当中守则条文A.1.1规定—「董事会应制定发行人的目的、价值及策略,并确保与发行人的文化一致。所有董事行事须持正不阿、以身作则,致力推广企业文化。该文化应向企业上下灌输,并不断加强「行事合乎法律、道德及责任」的理念。」。

尽管如此,联交所暂未有于《企业管治守则》内就企业文化的要求作进一步解释,故此许多上市公司或未能充分掌握如何定立良好的企业文化。本文将会引述联交所于2021年12月刊发的《董事会及董事企业管治指引》及金融稳定委员会于2014年4月刊发的《有关就风险文化与金融机构进行监管互动的指引:评估风险文化的框架》,以概述有关建立企业文化之指标。

企业文化
企业文化泛指共同推动行动的态度、行为、原则、价值观及目的。根据查尔斯•汉迪(Charles Handy)的《理解企业》,企业文化亦通常称为「在这里做事的方式」。

下列指标并非详尽无遗,且并不代表监督企业文化的清单或终点。企业应按照自身业务、愿景及目标、地区文化及管理层架构等提出相关指标。这些建议指标包括:

1) 由上而下的基调
董事会及高级管理层是设定企业核心价值观及期望的起点,他们的行为必须反映所拥护的价值观,关键的价值观是期望员工以诚信行事,并鼓励报告企业内外观察到的违规行为。企业的董事们作为领袖有责任促进、监察及评估企业文化带来的风险,并考虑这些文化会否影响企业的安全性和健全性,且需在必要时作出更改。

• 以身作则
董事会及高级管理层应清楚了解他们对企业所追求的文化,以及该文化带来的行为和后果,而他们需定期监测及评估企业文化带来的风险。董事会及高级管理层对诚信及企业治理的期望应与其他所有员工相同,且应始终如一地在其职责范围内,通过行为、态度和言语,促成一种文化以公开交换意见、挑战和辩论,从而促进健康的怀疑态度及作出更佳的决策。

• 评估所支持的价值观
董事会及高级管理层应定期且系统地评估所支持的价值观,是否已积极推广到各级管理层及员工并有充足的沟通,使整个企业内对文化和价值观保持一致。

• 确保对风险的共同理解及意识
企业应建立适当的机制,以确保风险偏好、风险管理策略及业务战略有效地保持一致,并纳入企业所有适当级别的决策及运作。董事会及高级管理层应系统地监督各管理层如何能迅速有效地处理董事会、监事及所有控制职能部门提出的问题。

• 从过往经验学习
企业应定期评估和交流近期的关键风险事项与过往经验,包括从失败与成功的计划或执行方案中吸取教训,同时应视为加强企业面对风险的文化,为未来制定真正的风险。


2) 问责性
企业的文化应包括问责元素,各阶级的员工均须了解企业的核心价值观,并意识到他们须对自己的行为负责。董事会及高级管理层应制定相关的行为守则和书面政策,向企业全体人员传达企业核心价值观及与每项价值相关的应有行为,以及不遵守预期行为的后果。

• 上报流程
企业应建立适当的举报程序,让雇员适时在对产品缺失或不法行为提出关注,即使他们汇报时并没有提出具体的不法行为的指控,而且企业亦应保障雇员不会因举报而受到任何报复。

• 明确的后果
企业应制定内部政策、程序和行为准则去规范各员工行为与操守,并以例子和过案说明,同时亦应明确规定并说明违反制度的后果,例如可能会影响职业发展,取决于事态严重性或可能导致终止雇员合约。

3) 有效的沟通和挑战
健全的企业文化促进了开放的沟通环境,并于决策过程中鼓励大家提出不同观点,从而鼓励员工的积极参与。

• 有效的沟通
董事会与管理层之间以及管理层和员工之间,企业应建立沟通渠道以让他们进行透明及公开对话的机会,令决策过程带来不同的观点,以确保每个员工的观点都受到重视。

• 控制职能
控制职能(例如风险管理、内部审计及合规)与业务线具有相同的地位,可参与所有风险相关的决策和活动。这些职能应独立运作,且可适当地直接接触董事会及高级管理层,并应建立定期向董事会汇报的流程。

4) 激励措施
适当的激励措施可鼓励及帮助企业保持其理想中应有的企业文化,并推动雇员以企业以整体利益行事。

• 薪酬及表现
企业应订立年度员工表现评核机制,并应为每位员工设立目标,以促进企业所期望的核心价值观和行为。薪酬及奖励(财务及非财务)应按预期承诺及责任进行评估。

• 人才发展
企业应了解员工需要的关键技能,并制定相关的培训于发展计划中。企业亦应定期为所有员工提供相应的培训方案,以发展其相关能力。

结语
世界上并无一种通用的企业文化,最重要的是企业文化适合该企业的营运环境,并与其目的、价值、策略及业务模式一致。在确立自身的企业文化后,上市发行人应定期检视文化与现行业务策略是否一致,同时,上市发行人亦应在企业管治报告中尽量披露与自身企业文化相关的信息,以便市场各持份者能够清楚知悉公司的营运策略及文化是否合符预期。




来源:
1. Chartered Institute of Internal Auditors (2022年3月)。Cultivating a healthy culture: Why internal audit and boards must take corporate culture more seriously in a post-Covid world
2. Financial Stability Board (2014年4年)。Guidance on Supervisory Interaction with Financial Institutions on Risk Culture: A Framework for Assessing Risk Culture
3. 香港联合交易所有限公司 (2021年4月)。董事会及董事企业管治指引。




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